In de meeste bedrijven is AI er al: een verkoper die zijn mails met ChatGPT schrijft, een boekhouder die een contract samenvat, een assistent die een document vertaalt. Zelden met een gemeenschappelijke regel. Dat noemt men “shadow AI”: AI die buiten elk kader wordt gebruikt.
Het risico is niet het gebruik, het is het ontbreken van een regel: lekken van vertrouwelijke informatie, persoonsgegevens die in een openbare tool terechtkomen, valse teksten die zonder nalezen worden gepubliceerd, beschermde inhoud die onbewust wordt hergebruikt.
Een gebruikscharter regelt dat zonder de teams te blokkeren. Het beantwoordt ook de vereiste van de Europese verordening om AI te beheersen (zie ons artikel over de AI Act).
regels voor een charter op één pagina
menselijke controle vóór elke publicatie
Het model: tien regels om aan te passen
- 1. Toegelaten tools — Lijst van de door het bedrijf gevalideerde AI-tools, met hun gebruik. Elke andere tool moet vooraf worden goedgekeurd.
- 2. Verboden gegevens — Nooit in een openbare tool: persoonsgegevens van klanten of medewerkers, niet-gepubliceerde financiële informatie, fabricagegeheimen, vertrouwelijke contracten, wachtwoorden, broncodes.
- 3. Professionele accounts — Men gebruikt de accounts van het bedrijf, geen persoonlijke accounts, zodat de privacyinstellingen onder controle blijven.
- 4. Verplicht menselijk nalezen — Elke met AI geproduceerde inhoud die bestemd is voor een klant, een contract, het publiek of een beslissing wordt nagelezen en gevalideerd door een bevoegd persoon.
- 5. Controle van feiten en bronnen — Cijfers, citaten, verwijzingen en juridische of technische beweringen worden aan de bron gecontroleerd voordat ze worden gebruikt.
- 6. Transparantie — In de voorziene gevallen (gepubliceerde inhoud, communicatie met een klant, officieel document) vermeldt men wanneer AI heeft meegewerkt.
- 7. Respect voor rechten — Geen reproductie van beschermde inhoud, van beelden van personen zonder toestemming, noch imitatie van iemands stem of beeld.
- 8. Beslissingen over personen — Geen enkele beslissing over werving, evaluatie, sanctie of toekenning van een dienst berust uitsluitend op een AI. Een mens beslist en kan het uitleggen.
- 9. Melding — Bij een ernstige fout, een lek of twijfel verwittigt men onmiddellijk de aangewezen persoon, zonder angst voor verwijten.
- 10. Opleiding en bijwerking — Elke medewerker wordt opgeleid in het gebruik van AI, en de charter wordt regelmatig herzien.
Hoe past u het aan uw bedrijf aan
- Begin met een stand van zaken — Welke tools worden echt gebruikt, door wie, waarvoor? Een korte anonieme vragenlijst volstaat, zonder een schuldige te zoeken.
- Maak onderscheid tussen risiconiveaus — Een conceptmail schrijven heeft niet hetzelfde belang als een contract samenvatten of gezondheidsgegevens verwerken.
- Wijs een referent aan — Een persoon aan wie men vragen kan stellen en die de meldingen ontvangt.
- Kies aangepaste tools — Professionele aanbiedingen vermelden doorgaans of uw gegevens al dan niet dienen om de modellen te trainen. Lees de voorwaarden.
- Houd ze kort — Eén gelezen pagina is beter dan tien genegeerde pagina's.
Het wettelijke kader om in gedachten te houden
- De AVG — Elke verwerking van persoonsgegevens door een AI-tool vereist een rechtsgrond, informatie aan de betrokkenen, een contract met de leverancier en beveiligingsmaatregelen.
- De AI Act — Artikel 4 vraagt van bedrijven die AI-systemen gebruiken maatregelen te nemen opdat hun personeel over voldoende AI-geletterdheid beschikt. Een charter en een opleiding zijn goede bewijselementen.
- Het bedrijfsgeheim en de contractuele verplichtingen — U kunt een klant hebben beloofd zijn documenten niet met een derde te delen.
Dit model is een werkbasis en vervangt geen juridisch advies. Laat uw charter bij gevoelig gebruik valideren door een jurist.
Een charter volstaat niet: u moet ze levend maken
Een charter die in een map wordt opgeborgen, heeft geen enkel effect. Ze moet worden voorgesteld, uitgelegd, geïllustreerd met concrete gevallen en regelmatig in herinnering gebracht. Dat is het doel van onze opleiding “AI herkennen”: we stellen samen met u de charter op, presenteren ze aan de teams en werken praktijkgevallen uit uw dagelijkse werk uit.
Lees voor meer informatie over de risico's van AI-fouten onze gids over hallucinaties.
Uw vragen over het gebruikscharter voor AI
Heeft een kmo een gebruikscharter voor AI nodig?
Als medewerkers AI-tools gebruiken, ja: het is de manier om gegevens te beschermen en een aanpak te tonen om AI te beheersen. Het kan op één pagina.
Kan men ChatGPT verbieden voor werknemers?
Men kan het gebruik van openbare tools beperken, maar een volledig verbod is moeilijk af te dwingen en duwt het gebruik in de schaduw. Het is beter gevalideerde tools, duidelijke regels en een opleiding aan te bieden.
Welke gegevens zet u nooit in een openbare AI-tool?
Persoonsgegevens van klanten of medewerkers, vertrouwelijke of niet-gepubliceerde financiële informatie, fabricagegeheimen, wachtwoorden en eigen broncode.
Wie moet de charter opstellen?
De directie, met een referent en vertegenwoordigers van de teams, bij voorkeur bijgestaan door een jurist. Een charter die met de gebruikers is opgesteld, wordt veel beter toegepast.
Stel een kader op voordat een incident het voor u doet.
Wij stellen samen met u uw charter op en leiden uw teams op om ze toe te passen.